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关于机关公文排版的几点体会

来源:洛南县人大办  发布:洛南县人大办  作者:臧香利  发布时间:2023-05-23
      

自己2004年大学毕业后到人大办工作,至今已19年,在机关长期从事文件的排版打印等工作,现结合平时公文排版中所见所行谈一些体会,不妥之处,敬请批评指正。

一、公文排版格式

20124月中办、国办印发了《党政机关公文处理工作条例》,20126月国家质监总局、标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》。按照要求,公文用纸采用A4型纸,上下左右页边距分别为3.7厘米、3.5厘米、2.8厘米、2.6厘米。一般采用A3型纸双面印制,骑马装订。正文字体为3号仿宋黑色,行间距28,每行文字约1厘米,字间距正常。如有需要,行间距字间距可适当调整。页码位于版心外,位置为“页面底端(页脚)”,一般采用“外侧”对齐,左右各放一条一字线,“格式”为“-1-,-2-,-3-”,单页页码居右空一字,双页页码居左空一字。页码用4号半角阿拉伯数字,宋体。一字线与版心下边缘距7mm,即页码距页边距离2.8厘米左右。

按照国家标准,版心内的公文各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

)版头部分

1.份号。如有需要,用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第1行。

2.密级和保密期限。如有需要,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第2行。保密期限中数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度。如有需要,用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;如只需标注部分要素,则从第1行起自上而下顺序排列。

4.发文机关标志。发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加文件二字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm也就是上空3.5行,字体为红色方正小标宋,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文中应同时标注联合发文机关名称,一般主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。

5.发文字号。发文字号在发文机关标志下空2行处,居中排布,由发文机关代字、年份和序号组成,3号仿宋字。年份、序号用阿拉伯数字标注;年份标全称,用六角括号〔〕”括入;序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为001,在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人。由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分割线。红色分割线处于发文字号下4mm处,粗细0.35-0.55mm

(二)主体部分

1.标题。一般用2方正小标宋加粗形式,编排于红色分隔线下空2行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。标题中除法规、规章名称要加书名号,一般不用其他标点符号。

2.主送机关。位于标题下空一行,居左顶格3号仿宋,回行时仍顶格;最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称6(含)个以上,应当将主送机关名称移至版记,在原主送机关位置标识“各有关单位”或“各有关部门”。

3.正文。公文首页必须显示正文,一般用3号仿宋字,编排于主送机关名称下1行,每个自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(”“1.”“(1”标注。如果公文结构层次只有两层,第一层使用“一、”,第二层可以使用“(一)”,也可以使用“1.”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字加粗、第三层和第四层用仿宋字加粗标注。

4.附件。如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋字标识“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.”),附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.文机关署名、成文日期和印章

1)发文机关署名。成文日期上,以成文日期为准居中编排,用全称或规范化简称。联合发文时,将发文机关署名按发文机关顺序整齐排列。

2)成文日期。用阿拉伯数字,将年月日标全,月日不标虚号(1不编01),右空4个字。

3)印章。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章顶端距正文或附件说明一行之内。

联合行文时,将印章一一对应端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端距正文或附件说明一行之内。

印章必须与正文同处一页,不得采取标识“此页无正文”解决。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可采用调整行距、字距的措施解决。

6.附注。如有附注,用3号仿宋字,居左空2,加圆括号,编排在成文日期下一行,回行时顶格。

7.附件内容。附件应当另面编排,并在版记之后,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

)版记部分

版记部分编排在公文最后一面,包括分割线、抄送机关、印发机关和印发日期。最好用的方法是插入一个表格,设置“列数”为1,“行数”2。列宽为15.6厘米,表格本身的“对齐方式”设置为“居中”,在“边框和底纹”中将每行的下线选中,竖线取消;首末条分割线用粗线(推荐高0.35mm磅),中间分隔线用细线(推荐高度0.25mm½磅)。

在制作表格第一行,入抄送单位,用4号仿宋字体,左右各空一字编排,抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,抄送机关之间用逗号或顿号隔开(同级、同类单位间用顿号,不同类别单位间用逗号),最后一个抄送机关标句号。表格第二行,输入印发机关、印发日期,用4号仿宋字体,印发机关左空1字,印发日期右空1字后加“印发”二字。印发日期用阿拉伯数字将年月日标全,年份用全称,月日不编虚位(1不编01),后加“印发”二字。

注意:1.版记中如果没有抄送机关,则制作成一行一列的表格,录入印发机关、印发日期即可。

2.因现行规范要求公文双面打印,因此公文的最后一页必定是偶数页,如果公文在奇数页完结,则版记排在背面的偶数页。

3.版记前有空白页的,空白页和版记均不编页码。公文附件与正文一起装订时,页码应连续编排。

二、几点体会

在行政工作中,起草公文是日常工作中不可缺少的一部分。而起草公文一个重要的环节就是“公文排版”。良好的排版,可以使公文更加明确和清晰,减少误读和误解,不仅能提高工作效率,更能体现撰写人的素质和一个机关的对外形象。在工作中,如何排好版,我认为要做到以下几点:

一要熟记排版要求。一方面要认真学习《党政机关公文格式》,熟悉页面设置、字体、页码等各项要求;另一方面,要多看一些上级文件,看看他们排版后的效果,与自身对比,找出不足。

二要保持良好习惯。在起草公文前,就把文件的格式设置规范,在平时工作中,可以将排版规范的文件当作模板,在上面修改完成后另存为即可。如果一开始就需要粘贴复制网页上的文字,在粘贴环节选择“只粘贴文本”,再在“段落”中设置“文本之前”、“文本之后”缩进“0字符”,首行缩进“2个字符”;如果中途复制文字,点击粘贴文字下方图标,选择“匹配当前格式”,文字格式就会与前面相同。

三要正确使用表格。在公文处理中,我们经常需要用到图表。在建立图表前,需要根据具体情况,正确选择表格形式。在图文混合排版中,或所制表格内容以文字为主,表格内容复杂,不需要复杂的计算公式时,一般使用“插入”“表格”,如“整改责任清单”以文字为主,“机关灶结算清单”只需加减计算,这些都适合“插入”“表格”。如果表格内容以数字为主,计算公式复杂,一般新建一个EXCEL或WPS表格来实现,如社保年金缴费情况一览表,含养老保险、医保、职业年金、公积金各项,每项缴费基数不同,比例不同,所用公式包含了“加减乘除”四则运算,则需要新建一个EXCEL或WPS表格来完成。

四要注重细节处理。常言道,细节决定成败,公文处理中如发生失误,文件则需要重新印刷,造成不必要的浪费。我们在起草、排版和校对中,需要注意很多细节。如发文字号中应该用六角括号,而不是圆括号;标题排版回行时要保持词组的完整性,不能将一个词组分两行显示;印发日期应该是领导最后审签的日期;抄送单位应当按照严格顺序排列。

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